Berichtsassistenz
Du lieferst die Sache.
Die Form liegt fertig da.
Der Beratungsbericht ist deine Leistung — fachlich und rechtlich. Was daran Handarbeit war, ist es nicht mehr: Gliederung, Deckblatt, Inhaltsverzeichnis, Briefpapier, Export. Du liest, ergänzt, gibst frei.
Das lieferst du
- Was du beim Klienten gemacht hast
- Was du analysiert und empfohlen hast
- Was das Unternehmen umsetzen soll
- Die fachliche Einschätzung, für die er dich bezahlt
Das liegt fertig vor
- Die Gliederung, die die BAFA erwartet
- Deckblatt mit Klient, Vorgangsnummer, Beratungsziel und deiner BAFA-Nummer
- Inhaltsverzeichnis, Kapitelnummerierung, Seitenzahlen
- Dein Briefpapier, dein Logo, deine Schriften
- Word und PDF, beides druckfertig
Im Einzelnen
Sechs Dinge, die dir abgenommen werden.
Dein Briefpapier
Du hinterlegst deine Word-Vorlage einmal. Ab dann trägt jeder Bericht dein Deckblatt, dein Logo und deine Schriften. Achtzehn Felder — vom Firmennamen des Klienten bis zu deiner BAFA-Nummer — setzen sich von selbst ein.
Dein Schreibstil
Ein Formular, einmal ausgefüllt: sachlich oder erzählend, kurze Sätze oder ausgeführte Absätze, Kapitelüberschriften in Versalien oder nicht. Daran richtet sich die Assistenz aus, wenn sie dir Kapitel vorschlägt — die Vorschläge klingen dann nach dir und nicht nach einer Vorlage.
Die Gliederung
Die BAFA erwartet eine bestimmte Reihenfolge und bestimmte Kapitel. Fehlt eines, kommt der Bericht zurück. Die Struktur steht, bevor du das erste Wort liest.
Der Abgleich mit dem Antrag
Beratungsziel, Beratungstage, Rechnungsbetrag — was im Bericht steht, muss zu dem passen, was beantragt wurde. Das Portal kennt beides und zieht es zusammen.
Prüfung auf Doppelungen
Wer im Jahr mehrere Berichte einreicht, hat ein Problem, das kaum jemand kommen sieht: Sie ähneln sich. Die BAFA hat deine anderen auch. Wir vergleichen deine Berichte untereinander, bevor es jemand anderes tut.
Export und Anhänge
Word zum Weiterarbeiten, PDF zum Unterschreiben. Der ESF-Fragebogen hängt sich in der richtigen Reihenfolge an — und nur einmal, auch wenn du zweimal exportierst.
Ebenso wichtig
Was es nicht tut.
Die BAFA fördert deine Beratung, nicht die eines Werkzeugs. Deshalb hören wir an drei Stellen bewusst auf.
- 01
Es berät nicht
Die Inhalte kommen von dir. Was das Unternehmen braucht, weißt du — wir haben deinen Klienten nie gesehen.
- 02
Es entscheidet nicht
Kein Bericht verlässt das Portal ohne deine Freigabe. Du liest ihn, änderst was du ändern willst, und gibst ihn frei.
- 03
Es unterschreibt nicht
Du zeichnest. Das darf und soll niemand für dich tun — die BAFA verlangt den Bericht als deine Leistung, und genau das ist er.
Der häufigste Einwand
„Das kann eine KI doch auch."
Kann sie. Die Frage ist nur, ob die BAFA den Bericht annimmt — und daran scheitert es fast nie an der Sprache.
Es scheitert an Formalien: an einem Kapitel, das fehlt. An einer Formulierung, die nach Umsetzung statt nach Beratung klingt. An einem Bericht, der nicht zu dem passt, was im Antrag steht. Ein allgemeines Sprachmodell schreibt einen Text, der gut klingt — es kennt deinen Antrag nicht, nicht dein Beratungsziel, nicht deine Beratungstage, nicht deine Rechnung. Und es merkt nicht, wenn dein dritter Bericht in diesem Jahr dem ersten zu ähnlich sieht.
Dazu kommt ein Punkt, den man leicht übersieht: Was du in ein allgemeines KI-Werkzeug eintippst, sind die Geschäftszahlen deines Klienten. Dafür bist du verantwortlich, nicht der Anbieter.
Ganz zu schweigen von der Datenverarbeitung. Die Werkzeuge, die dabei am häufigsten offen sind — ChatGPT, Claude, Gemini — rechnen im Standardkonto in den USA. Ob es dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt, den du deinem Klienten vorlegen könntest, hat kaum jemand geprüft. Unsere Berichtsassistenz läuft in Frankfurt am Main, und zu jedem Vorgang steht im Prüfprotokoll, wo sie gearbeitet hat. Den Unterschied macht nicht das Modell, sondern der Ort, an dem es läuft.
Wir haben über 500 Vorgänge begleitet und dabei gesehen, was zurückkommt und warum. Das steckt in der Struktur — nicht in einem besseren Prompt.
Der nächste Schritt
Schau es dir an.
Im Erstgespräch gehen wir einen echten Vorgang durch, vom Antrag bis zum fertigen Dokument. Dann siehst du, was gemeint ist.
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