Bei der BAFA-Förderung wird die Beratung selbst nicht beobachtet. Geprüft wird, was du darüber aufschreibst. Der Beratungsbericht ist deshalb der Teil des Verwendungsnachweises, auf den die Prüfer am genauesten schauen.
In unserer Auswertung von rund 700 Vorgängen war ein zu allgemeiner Bericht der häufigste Grund für Rückfragen, bei gut jedem zehnten Vorgang. Die gute Nachricht: Mit einem klaren Aufbau lässt sich das fast immer vermeiden.
Die fünf Pflichtteile
1. Das Unternehmen
Wer wurde beraten? Kurze Beschreibung des Betriebs, Inhaber und Beteiligungen, Branche, Zahl der Beschäftigten, Gegenstand des Auftrags sowie Beginn und Ende der Beratung.
Achte darauf, dass diese Angaben mit Antrag und KMU-Erklärung übereinstimmen. Widersprüchliche Firmendaten sind der zweithäufigste Grund für Rückfragen.
2. Die Analyse
Wie sieht es im Betrieb aus, bezogen auf das Thema der Beratung? Hier gehören Zahlen, Abläufe und Beobachtungen aus genau diesem Unternehmen hin. Je konkreter, desto besser: Wie viele Aufträge laufen pro Woche durch, wer ist beteiligt, wo stockt es?
3. Das Vorgehen
Wie bist du vorgegangen? Gespräche, Workshops mit dem Team, Auswertung von Unterlagen, Begehungen, Werkzeuge. Die Prüfer wollen sehen, dass eine echte Beratung stattgefunden hat.
4. Die Schwachstellen
Was läuft nicht gut, und warum? Nenne die Ursachen, nicht nur die Symptome. Eine kurze Gegenüberstellung von Stärken und Schwächen rundet den Teil ab.
5. Der Maßnahmenplan mit Umsetzung
Das ist der Teil, an dem die meisten Berichte scheitern. Analyse und Schwachstellen allein reichen nicht. Zu jeder Empfehlung gehört, wie der Betrieb sie umsetzt:
- welche Schritte in welcher Reihenfolge
- wer im Unternehmen zuständig ist
- bis wann
- woran man merkt, dass es wirkt
„Die Auftragsannahme sollte digitalisiert werden“ ist eine Empfehlung. „Ab November nimmt Frau M. alle Aufträge über das Formular im Ticketsystem an, die Telefonnotizen entfallen, nach vier Wochen prüft der Inhaber die Durchlaufzeit“ ist eine Umsetzungsanleitung.
Was nicht als Bericht durchgeht
Die BAFA nennt ausdrücklich, was kein Beratungsbericht ist:
- reine Tätigkeitsnachweise oder Stundenlisten
- Projektbeschreibungen ohne Analyse
- Skizzen und lehrbuchartige Ausführungen
- Texte aus vorgefertigten Bausteinen oder gleichlautenden Passagen
- der Hinweis, alles sei mündlich besprochen worden
- allgemeine Ratschläge wie „Werbung verstärken“ oder „Organisation straffen“
Die Prüfer vergleichen. Ein Bericht, der sich „auf jedes weitere Unternehmen anwenden“ lässt, bekommt eine Rückfrage. Auch umgestellte Satzbausteine fallen auf.
Die Fragebögen zu den ESF-Plus-Grundsätzen
Zum Bericht gehört ein Fragebogen zu Gleichstellung, Chancengleichheit und ökologischer Nachhaltigkeit. Füll ihn passend zu diesem Betrieb aus. Wo du „Ja“ ankreuzt, muss das Thema im Bericht vorkommen. Ein Kreuz bei Kinderbetreuung, das im Bericht keine Spur hinterlässt, führt zu einer Rückfrage.
Unterschriften
Am Ende stehen zwei Erklärungen, jeweils mit Datum:
- Dein Kunde bestätigt, dass der Bericht die tatsächlich erbrachte Beratung wiedergibt.
- Du bestätigst, dass du den Bericht selbst erstellt hast und er alle erbrachten Leistungen enthält.
Beide unterschreiben handschriftlich. Elektronische oder kopierte Unterschriften werden nicht anerkannt, auch nicht eine, die in zwei Vorgängen pixelgleich aussieht.
Umfang und Form
Eine feste Seitenzahl gibt es nicht. Entscheidend ist, dass alle fünf Teile drin sind und der Maßnahmenplan konkret ist. Ausformulierter Text kommt bei den Prüfern besser an als Stichpunkte. Checklisten, Pläne oder Vorlagen, die du mit dem Kunden erarbeitet hast, legst du als Anlage bei. Sie belegen, dass gearbeitet wurde.
Die Beratung selbst darf höchstens fünf Tage zu acht Stunden umfassen. Die Zeit für den Bericht zählt nicht dazu.
Fünf Fragen vor dem Unterschreiben
- Würde der Bericht auch auf ein anderes Unternehmen passen? Dann ist er zu allgemein.
- Hat jede Empfehlung Schritte, Zuständigkeit und Termin?
- Stimmen Firmendaten, Beratungstage und Enddatum mit Antrag, Rechnung und Verwendungsnachweis überein?
- Ist jedes „Ja“ im ESF-Plus-Fragebogen im Text belegt?
- Sind beide Erklärungen handschriftlich unterschrieben und datiert?
Wie wir dich dabei unterstützen
Im MR² Portal steht die Gliederung, bevor du das erste Wort liest. Beratungstage und Beträge kommen aus dem Antrag, damit sie überall übereinstimmen. Und weil sich Berichte desselben Beraters schnell ähneln, vergleichen wir deine Berichte untereinander, bevor es jemand anderes tut. Die Inhalte kommen von dir, und du zeichnest den Bericht. Mehr dazu auf der Seite Berichtsassistenz.
Stand 5. Oktober 2026. Maßgeblich sind die Richtlinie und die Merkblätter der BAFA; einen Anspruch auf den Zuschuss gibt es nicht.