Ein Unternehmen darf sich seinen Berater frei aussuchen. So steht es in der Richtlinie. Der Haken steht im selben Satz: Der Berater muss beim BAFA registriert sein. Ohne diese Registrierung gibt es für deinen Kunden keinen Zuschuss, egal wie gut die Beratung war.
Umgangssprachlich heißt das „BAFA-Zulassung“. Gemeint ist die Freischaltung als Beratungsunternehmen im Förderprogramm. Hier steht, was du dafür brauchst und wie der Weg aussieht.
Wer registriert werden kann
Die BAFA prüft zwei Dinge getrennt: das Beratungsunternehmen und die Menschen, die darin beraten.
Das Beratungsunternehmen muss
- selbstständig sein,
- mit mehr als 50 Prozent seines Gesamtumsatzes entgeltliche Unternehmensberatung machen,
- ein Instrument zur Qualitätssicherung haben und anwenden,
- eine ordnungsgemäße Geschäftsführung gewährleisten.
Jede Person, die berät, braucht die erforderlichen Fähigkeiten und die notwendige Zuverlässigkeit. Das gilt für Inhaber, Geschäftsführer und angestellte Berater gleichermaßen. Die Richtlinie sagt ausdrücklich: Die Voraussetzungen müssen von allen erfüllt sein, die an einer Beratung beteiligt sind.
Ein Punkt überrascht viele: Freie Mitarbeit gibt es in diesem Programm nicht. Wer für ein anderes Beratungsunternehmen als Freelancer berät, kann darüber nicht abrechnen. Jeder Berater muss selbst als Beratungsunternehmen gelistet sein und auf eigene Rechnung arbeiten.
Die Umsatzregel ist der Punkt, an dem es am häufigsten hakt. Ihr widmen wir einen eigenen Artikel zur 50-Prozent-Regel.
Wer ausgeschlossen ist
Die Richtlinie nennt Fälle, in denen eine Beratung nicht gefördert wird, auch wenn der Berater registriert ist. Ausgeschlossen sind Beratungen
- durch Personen oder Unternehmen, die selbst schon einen Zuschuss im Programm beantragt haben,
- durch Inhaber, Gesellschafter oder Mitarbeiter des beratenen Unternehmens oder eines verbundenen Unternehmens,
- durch Angehörige im Sinne des Strafgesetzbuchs, also zum Beispiel Ehepartner, Geschwister oder Verschwägerte,
- durch Berater, über deren Vermögen ein Insolvenzverfahren beantragt oder eröffnet wurde,
- durch juristische Personen des öffentlichen Rechts, Religionsgemeinschaften, gemeinnützige Organisationen und studentische Unternehmensberatungen.
Wichtig ist der erste Punkt: Wer im Programm einmal als Antragsteller aufgetreten ist, kann dort nicht mehr als Berater tätig werden. Umgekehrt bekommt ein Unternehmen, das im Programm schon als Berater aufgetreten ist, selbst keinen Zuschuss.
Diese Nachweise reichst du ein
Für die Registrierung legst du der BAFA vier Unterlagen vor.
| Nachweis | Was drinstehen muss |
|---|---|
| Beratererklärung | Aufschlüsselung deines Umsatzes und deine Beteiligungen am eigenen und an anderen Unternehmen. Unterschrieben von allen Inhabern und Geschäftsführern. |
| Lebenslauf | Aktuell und unterschrieben, von allen Inhabern, Geschäftsführern und angestellten Beratern. |
| Nachweis der Selbstständigkeit | Gewerbeanmeldung oder Handelsregisterauszug, bei Freiberuflern eine Bestätigung des Finanzamts. Bei Gesellschaften gegebenenfalls der Gesellschaftsvertrag. |
| Qualitätssicherung | Ein anerkanntes Zertifikat oder ein selbst dokumentiertes Qualitätssicherungssystem, also ein QM-Handbuch. |
Die Richtlinie verlangt eine aktuelle Bestätigung. In der Praxis sollte der gewerbliche Nachweis nicht älter als vier Wochen sein. Wer einen alten Auszug aus der Schublade nimmt, bekommt ihn zurück.
Das QM-Handbuch ist für die meisten die größte Hürde. Was hineingehört, steht im Artikel über das QM-Handbuch für die BAFA-Zulassung.
Der Weg in sechs Schritten
In der Praxis läuft die Registrierung in dieser Reihenfolge:
- Daten sammeln. Umsatzzahlen, Beteiligungen, Lebensläufe, Gewerbe- oder Registerauszug.
- Profil anlegen. Die Registrierung läuft online im Portal der BAFA.
- Beratererklärung ausfüllen. Mit Umsatzaufschlüsselung, dann ausdrucken und unterschreiben.
- QM-Handbuch fertigstellen. Oder das Zertifikat bereitlegen.
- Unterlagen hochladen. Alles vollständig, unterschrieben und aktuell.
- Freischaltung abwarten. Erst danach darfst du Kunden im Programm beraten.
Fehlt ein Dokument oder ist es veraltet, verzögert sich die Freischaltung. Plane die Zulassung deshalb, bevor du den ersten Kunden für eine geförderte Beratung gewinnst, nicht danach.
Nach der Freischaltung: Die Zulassung pflegen
Die Zulassung ist kein einmaliger Akt. Drei Dinge musst du im Blick behalten.
Nachweise erneuern. Beratererklärung, Nachweis der Selbstständigkeit und Qualitätssicherung sind alle zwei Jahre neu vorzulegen. Wer das verpasst, riskiert die Freischaltung.
Änderungen sofort melden. Die Richtlinie verlangt, dass du Änderungen an deiner Beratereigenschaft unverzüglich anzeigst. Gemeint sind etwa eine Verschiebung deines Umsatzes weg von der Beratung, eine drohende Insolvenz oder strafrechtliche Ermittlungen. Wer das versäumt, dem kann die BAFA die Freischaltung aufheben.
Aktiv bleiben und sauber arbeiten. Wer ein Jahr lang keinen Antrag begleitet, kann die Freischaltung verlieren. Gleiches gilt bei einer hohen Quote abgelehnter Anträge, bei Werbung als „BAFA-zertifiziert“, bei der Zusage einer Förderung an den Kunden und wenn der Berater die Beratungskosten ganz oder teilweise selbst finanziert.
Gerade der letzte Punkt verdient Aufmerksamkeit. Die Richtlinie verbietet ausdrücklich, dass das Honorar aus Mitteln des Beraters bezahlt, vorfinanziert oder verrechnet wird. Ein „Ich übernehme deinen Eigenanteil“ kostet also nicht nur den Zuschuss deines Kunden, sondern unter Umständen deine Zulassung.
Lohnt sich das so kurz vor Ende 2026?
Ja. Nach unseren Informationen wird das Programm um zwei Jahre verlängert, es fehlt nur noch die Veröffentlichung im Bundesanzeiger. Die jetzige Richtlinie gilt für Anträge, die bis zum 31. Dezember 2026 gestellt werden. Wer jetzt registriert ist, kann noch in diesem Jahr für jeden Kunden bis zu zwei Beratungen beantragen und ist startklar, sobald die Verlängerung offiziell ist. Wer wartet, fängt dann erst mit der Registrierung an. Mehr dazu im Artikel BAFA-Förderung 2027.
Kein QM-Handbuch? Kein Problem
Das QM-Handbuch hält viele von der Registrierung ab. Bei MR² ist es Teil der Registrierung und kostet dich wie die ganze Registrierung 0 €: Du beantwortest einen Fragebogen zu deinem Beratungsablauf, daraus erstellen wir dein individuelles Handbuch. Du liest es, passt an, was nicht stimmt, fertig.
Was das für dich als Berater heißt
Prüf zuerst ehrlich die Umsatzregel. Wenn mehr als die Hälfte deines Umsatzes aus entgeltlicher Unternehmensberatung kommt, ist der Rest Fleißarbeit: Unterlagen sammeln, QM-Handbuch erstellen, alles aktuell und unterschrieben einreichen. Danach geht es darum, die Fristen für die Erneuerung nicht zu verpassen und bei jedem Antrag die richtige Reihenfolge einzuhalten. Die Registrierung übernehmen wir bei MR² für dich, ohne Rechnung, und wickeln danach deine Anträge im MR² Portal ab.
Stand 9. Oktober 2026. Maßgeblich sind die Richtlinie und die Merkblätter der BAFA; einen Anspruch auf den Zuschuss gibt es nicht.