BAFA-Förderung: Erst das Informationsschreiben, dann der Vertrag

Bei der BAFA-Förderung für Unternehmensberatung entscheidet die Reihenfolge. Wer einen Schritt vorzieht, verliert den Zuschuss, auch wenn die Beratung selbst gut war. Das passiert öfter, als man denkt, meistens aus gutem Willen: Man will anfangen, der Berater hat Zeit, der Vertrag liegt schon auf dem Tisch.

Hier ist der Ablauf, so wie er in der Praxis funktioniert.

Die sieben Schritte im Überblick

Schritt 1: Vorher klären, ob es passt

Bevor irgendetwas beantragt wird, sollten zwei Fragen beantwortet sein.

Ist dein Unternehmen förderfähig? Gefördert werden kleine und mittlere Unternehmen mit Sitz und Geschäftsbetrieb in Deutschland, also weniger als 250 Beschäftigte und höchstens 50 Mio. € Umsatz oder 43 Mio. € Bilanzsumme. Ausgeschlossen sind unter anderem Unternehmen, die selbst beraten oder schulen, Vereine, Stiftungen, gemeinnützige Organisationen und Unternehmen in einem Insolvenzverfahren.

Ist das Thema förderfähig? Gefördert wird eine Beratung zu wirtschaftlichen, finanziellen, personellen oder organisatorischen Fragen deines Unternehmens. Sie muss auf deinen Betrieb zugeschnitten sein: Ist-Zustand, Schwachstellen, konkrete Empfehlungen und wie du sie umsetzt. Seminare, Workshops und überwiegend steuerliche oder rechtliche Beratung gehören nicht dazu.

Dein Berater muss bei der BAFA als Beratungsunternehmen gelistet sein. Frag ruhig danach, ein seriöser Berater beantwortet das sofort.

Schritt 2: Der Antrag

Den Antrag stellst du online bei der BAFA. In der Praxis übernimmt das oft der Berater mit deiner Vollmacht, weil er die Angaben ohnehin vorbereitet. Wichtig ist, dass die Daten stimmen: Firmenname wie im Register, Anschrift der Betriebsstätte (sie bestimmt, ob du 50 oder 80 % bekommst), Steuernummer und Angaben zu früheren Förderungen.

Bis hierhin ist noch nichts unterschrieben. Ein unverbindliches Angebot oder eine Absichtserklärung ist in Ordnung, ein Vertrag nicht.

Schritt 3: Das Informationsschreiben

Nach dem Antrag schickt dir die BAFA ein Informationsschreiben. Das kommt in der Regel schnell. Es ist keine Bewilligung, sondern die Bestätigung, dass dein Antrag eingegangen ist und du jetzt beginnen darfst.

Mit dem Datum des Informationsschreibens beginnt eine Frist von sechs Monaten. Bis dahin muss der Verwendungsnachweis vollständig bei der BAFA sein.

Leg dir das Datum gleich in den Kalender, und zwar mit Puffer. Wer erst im fünften Monat merkt, dass noch die Rechnung fehlt, bekommt Stress.

Schritt 4: Erst jetzt der Vertrag

Das ist der Punkt, an dem die meisten Fehler passieren. Die BAFA wertet den Abschluss des Beratungsvertrags als Beginn der Beratung. Liegt das Datum des Vertrags vor dem Informationsschreiben, ist die Beratung nicht förderfähig. Daran ändert sich auch nichts, wenn die eigentliche Beratung erst Wochen später stattfindet.

Deshalb: Vertrag erst unterschreiben, wenn das Informationsschreiben da ist. Und beim Datum genau hinsehen, auch bei digital unterschriebenen Verträgen.

Die Beratung selbst darf höchstens fünf Tage zu acht Stunden umfassen. Reisezeit und die Zeit für den Bericht zählen nicht mit.

Schritt 5: Bericht und Rechnung

Am Ende der Beratung steht der Beratungsbericht. Er beschreibt dein Unternehmen, die Ausgangslage, die Schwachstellen und die Empfehlungen samt Umsetzung. Du und dein Berater unterschreiben ihn. Die BAFA liest diesen Bericht genau. Ein Bericht, der auch auf ein anderes Unternehmen passen würde, ist der häufigste Grund für Rückfragen.

Die Rechnung weist Beratungshonorar und Umsatzsteuer getrennt aus. Förderfähig sind höchstens 3.500 € Beratungskosten.

Schritt 6: Bezahlen, vollständig und unbar

Bevor du den Verwendungsnachweis einreichst, muss die Rechnung komplett bezahlt sein, einschließlich Umsatzsteuer. Bar zahlen geht nicht, ebenso wenig eine Verrechnung oder ein Darlehen vom Berater.

Als Nachweis brauchst du einen Kontoauszug, auf dem die Zahlung zu sehen ist. Eine Umsatzanzeige, ein Buchungsbeleg oder ein Export aus der Buchhaltung wird nicht anerkannt.

Schritt 7: Verwendungsnachweis, Bescheid, Auszahlung

Zum Verwendungsnachweis gehören unter anderem der unterschriebene Bericht, die Rechnung, der Kontoauszug und mehrere Erklärungen (KMU, De-minimis, ESF-Plus-Fragebögen). Die BAFA prüft alles und schickt dann den Zuwendungsbescheid. Der Zuschuss wird auf dein Konto überwiesen.

Kommt eine Rückfrage, ist das kein Grund zur Panik. Die meisten Rückfragen lassen sich mit einer sauberen Stellungnahme oder einem nachgereichten Dokument klären.

Sonderfall: Unternehmen im ersten Jahr

Ist dein Unternehmen weniger als zwölf Monate alt, brauchst du zusätzlich ein kostenloses Informationsgespräch bei einem Regionalpartner der BAFA. Das Gespräch muss spätestens stattgefunden haben, wenn der Verwendungsnachweis eingereicht wird. Am einfachsten machst du es gleich am Anfang.

Die drei Fehler, die wir am häufigsten sehen

1. Vertrag zu früh unterschrieben. Der teuerste Fehler, weil er sich nicht reparieren lässt.
2. Kontoauszug in der falschen Form. Ein Screenshot aus dem Online-Banking oder ein Buchhaltungsexport reicht nicht.
3. Frist aus dem Blick verloren. Sechs Monate klingen lang, bis der Bericht noch einmal überarbeitet werden muss.

Was das für dich als Berater heißt

Wenn du Unternehmen im BAFA-Programm berätst, gehört die Reihenfolge zu deinem Job. Schick deinem Kunden vor dem ersten Termin diesen Artikel oder erklär ihm in zwei Sätzen, warum der Vertrag warten muss. Und kein Vertragsentwurf mit Datum, bevor das Informationsschreiben da ist.

Im MR² Portal steht die Frist an jedem Vorgang, und du bekommst rechtzeitig eine Erinnerung, bevor sie abläuft.