KI-Beratung mit BAFA-Zuschuss: Was gefördert wird und was nicht

Kaum ein Thema fragen kleine Betriebe gerade so oft an wie künstliche Intelligenz. Der Handwerksbetrieb will Angebote schneller schreiben, die Steuerkanzlei nebenan nutzt schon Werkzeuge, und im Büro probiert jeder etwas anderes aus. Für dich als Berater ist das ein gutes Feld. Mit dem BAFA-Zuschuss lässt es sich fördern, wenn du die Beratung richtig zuschneidest.

Warum KI-Beratung förderfähig ist

Das Wort KI steht nicht in der Richtlinie. Das muss es auch nicht. Gefördert werden „konzeptionell und individuell durchgeführte Beratungen zu allen wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung“. Schon im Förderziel nennt die Richtlinie ausdrücklich den digitalen Wandel als eine der Veränderungen, auf die kleine Unternehmen mit unternehmerischen Mitteln reagieren sollen.

Wo KI im Betrieb Zeit spart, wer sie wofür nutzen darf und wie sie eingeführt wird, sind organisatorische und wirtschaftliche Fragen. Damit passt das Thema. Entscheidend ist, wie du berätst.

Was zur Beratung gehört

Eine förderfähige KI-Beratung schaut auf den Betrieb, nicht auf die Technik. Typische Inhalte:

• Abläufe analysieren: Wo entsteht heute Aufwand, der sich mit KI verringern lässt? Angebote, Dokumentation, Kundenanfragen, Terminplanung, interne Kommunikation.
• Einsatzmöglichkeiten bewerten: Welche Anwendungen passen zu Größe, Branche und Arbeitsweise? Wo lohnt es sich nicht?
• Regeln festlegen: Wer darf welche Werkzeuge nutzen, welche Daten dürfen hinein, wer prüft die Ergebnisse?
• Datenschutz in der Organisation: Welche Abläufe sind betroffen, und wie wird der Umgang mit Kundendaten im Alltag geregelt?
• Einführung planen: Reihenfolge, Zuständigkeiten, Zeitplan, wie die Mitarbeiter mitgenommen werden.

Das alles muss konzeptionell sein. Die Richtlinie verlangt eine Analyse der Situation, die Benennung der Schwachstellen und darauf aufbauend konkrete betriebsindividuelle Handlungsempfehlungen mit detaillierten Anleitungen zur Umsetzung. Dazu kommt der Bezug zu Gleichstellung, Chancengleichheit, Nichtdiskriminierung und ökologischer Nachhaltigkeit.

Die Beratung ist eine Einzelberatung und dauert höchstens fünf Tage zu acht Stunden.

Was nicht gefördert wird

Bei KI ist die Versuchung groß, gleich mit anzupacken. Genau da liegt die Grenze.

Drei Punkte stecken dahinter:

Umsetzung ist keine Beratung. Du empfiehlst und erklärst, wie es geht. Umsetzen muss das Unternehmen selbst. In unserer Auswertung kam bei etwa 3,2 % aller Vorgänge die Rückfrage, wer die Empfehlungen umgesetzt hat. Die BAFA schreibt dann, eine Umsetzung durch Dritte sei nicht Gegenstand der Förderung. Rechnung und Bericht dürfen deshalb nicht nach Einrichtung oder Programmierung klingen.

Seminare zählen nicht. Seminare, Workshops und Gruppenveranstaltungen sind ausdrücklich ausgeschlossen. Eine KI-Schulung für das ganze Team kannst du anbieten, aber nicht als Teil der geförderten Beratung.

Neutralität. Nicht gefördert werden Beratungen, deren Zweck auf den Erwerb von Waren oder Leistungen zielt, die du selbst vertreibst. Wenn du ein eigenes KI-Werkzeug verkaufst oder an Lizenzen mitverdienst, darf die Beratung nicht darauf hinauslaufen.

Recht und Datenschutz: das Wort „überwiegend“

Bei KI kommen schnell rechtliche Fragen auf, vom Datenschutz bis zur europäischen KI-Verordnung. Die Richtlinie schließt Beratungen aus, die überwiegend Rechts- und Versicherungsfragen zum Inhalt haben.

Ein Abschnitt, in dem du mit dem Betrieb klärst, welche Regeln für Kundendaten im Alltag gelten und wer dafür zuständig ist, gehört zur Organisation. Eine Beratung, die im Kern eine rechtliche Prüfung ist, etwa ob ein bestimmtes System gesetzeskonform betrieben wird, ist nicht förderfähig. Solche Fragen gehören zu Rechtsanwälten oder Datenschutzbeauftragten. Schreib im Bericht ruhig hinein, dass der Betrieb für die rechtliche Prüfung Fachleute hinzuziehen sollte.

Was in den Bericht gehört

Ein KI-Bericht wird schnell allgemein. Sätze wie „KI kann Zeit sparen“ oder „Mitarbeiter sollten geschult werden“ passen auf jeden Betrieb. Genau das bemängelt die BAFA am häufigsten. In unserer Auswertung war ein zu allgemeiner Bericht bei etwa jedem zehnten Vorgang der Grund für eine Rückfrage.

Ein guter Bericht zur KI-Beratung zeigt:

1. Ausgangslage mit Zahlen: Wie viele Angebote pro Woche, wie lange dauert eines, wer schreibt sie heute?
2. Schwachstellen mit Ursachen: Warum dauert es so lange? Doppelte Eingaben, fehlende Vorlagen, unklare Zuständigkeit.
3. Empfehlungen für genau diesen Betrieb: Welcher Ablauf wird zuerst angegangen, mit welcher Art Werkzeug, mit welchen Regeln?
4. Anleitung zur Umsetzung: Schritte, Zuständigkeit, Zeitplan. So konkret, dass der Inhaber es ohne dich umsetzen kann.
5. Bezug zu den Querschnittszielen: etwa ob Teilzeitkräfte oder ältere Mitarbeiter bei der Einführung gleichermaßen mitgenommen werden, oder wie weniger Papier und Wege Ressourcen sparen. Nur, was wirklich Thema war.

Ein Beispiel: Ein Malerbetrieb mit acht Mitarbeitern braucht für jedes Angebot rund eine Stunde, weil Aufmaß, Materialliste und Text getrennt entstehen. Die Beratung untersucht diesen Ablauf, empfiehlt eine Reihenfolge für den Einsatz von KI bei der Angebotserstellung, legt fest, wer die Entwürfe prüft, und plant die Einführung über drei Monate. Das ist förderfähig. Das Einrichten des Programms erledigt der Betrieb selbst.

Wie der Bericht insgesamt aufgebaut ist, steht im Artikel Der BAFA-Beratungsbericht.

Was das für dich als Berater heißt

Beschreib das Thema im Antrag als Beratung zur Organisation, etwa „Analyse der Angebotserstellung und Einführung KI-gestützter Arbeitsabläufe“, nicht als Softwareprojekt. Halte Umsetzung, Lizenzen und Schulungen aus Vertrag und Rechnung heraus und biete sie, wenn überhaupt, getrennt an. Und mach den Bericht so konkret, dass er nur auf diesen einen Betrieb passt. Welche anderen Themen förderfähig sind, steht im Artikel Welche Beratungsthemen die BAFA fördert.