Im Erstgespräch fällt fast immer derselbe Satz: „Und was kostet mich das?“ Der BAFA-Zuschuss macht die Antwort für viele kleine Betriebe leichter. Er senkt den Betrag, über den dein Kunde entscheidet. Genau deshalb musst du ihn sauber einsetzen. Wer zu viel verspricht oder die Reihenfolge verwechselt, verliert am Ende den Kunden und manchmal die eigene Zulassung.
Erst das Thema, dann die Zahl
Ein gutes Erstgespräch beginnt nicht mit dem Zuschuss. Es beginnt mit dem Betrieb. Wo hakt es gerade? Was hat der Inhaber schon versucht? Was soll in einem halben Jahr anders sein? Erst wenn klar ist, worum es in der Beratung geht, hat die Zahl Gewicht.
Dazu kommen ein paar Prüffragen, die du ohnehin stellen musst:
- Hat der Betrieb Sitz und Geschäftsbetrieb in Deutschland?
- Ist er ein KMU, also weniger als 250 Beschäftigte und höchstens 50 Mio. € Umsatz oder 43 Mio. € Bilanzsumme?
- Ist er jünger als ein Jahr? Dann braucht er zusätzlich ein kostenloses Informationsgespräch bei einem Regionalpartner.
- Gibt es einen Ausschlussgrund, etwa weil er selbst berät oder schult, gemeinnützig ist oder in Insolvenz?
- Passt das Thema, und ist es eine Einzelberatung?
Wenn alle Antworten stimmen, kommt die Förderung ins Spiel. Vorher nicht.
Den Eigenanteil vorrechnen
Ein Prozentsatz bleibt abstrakt. Eine Zahl in Euro nicht. Rechne deinem Kunden deshalb vor, was er wirklich trägt. Die Grundlage: Gefördert werden höchstens 3.500 € Beratungskosten. In den neuen Bundesländern sowie in den Regionen Lüneburg und Trier gibt es 80 %, höchstens 2.800 €. In den alten Bundesländern, in Berlin und in der Region Leipzig gibt es 50 %, höchstens 1.750 €. Maßgeblich ist die beratene Betriebsstätte.
Ein Beispiel mit 3.000 € Honorar netto, also 3.570 € brutto:
| 80 % | 50 % | |
|---|---|---|
| Zuschuss mit Vorsteuerabzug | 2.400 € | 1.500 € |
| Eigenanteil mit Vorsteuerabzug | 600 € | 1.500 € |
| Zuschuss ohne Vorsteuerabzug | 2.800 € | 1.750 € |
| Eigenanteil ohne Vorsteuerabzug | 770 € | 1.820 € |
Die untere Hälfte ist neu. Seit dem 15. November 2025 rechnet die BAFA bei Unternehmen ohne Vorsteuerabzug mit dem gezahlten Bruttobetrag. Die Grenze von 3.500 € und die Höchstbeträge bleiben. Deshalb erreicht ein Kleinunternehmer den vollen Zuschuss schon bei einem niedrigeren Nettohonorar. Frag also immer: „Kannst du die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen?“ Viele Kunden kennen die Änderung noch nicht.
Die ausführlichen Tabellen stehen im Artikel BAFA-Zuschuss: 50 oder 80 Prozent?. Für das Gespräch selbst hilft der Förderrechner auf unserer Startseite. Postleitzahl und Honorar eingeben, und ihr seht die Zahl gemeinsam.
Sag dabei auch, was der Kunde vorher zahlen muss. Er begleicht deine Rechnung vollständig, einschließlich Umsatzsteuer, per Überweisung. Den Zuschuss bekommt er erst nach dem Verwendungsnachweis auf sein Konto. Bei 3.000 € netto muss er also zunächst 3.570 € aufbringen. Wer das im Erstgespräch hört, ist später nicht überrascht.
Die Reihenfolge gehört ins Gespräch
Viele Kunden wollen nach einem guten Gespräch sofort unterschreiben. Das darf nicht passieren. Die Richtlinie sagt klar: Erst nach dem Informationsschreiben darf die Beratung beginnen, und als Beginn zählt schon der Abschluss des Beratungsvertrags. Ein Vertrag vor dem Informationsschreiben kostet den Zuschuss, und das lässt sich nicht reparieren.
In unserer Auswertung lag bei etwa 2,4 % aller Vorgänge der Leistungszeitraum vor dem Informationsschreiben. Das klingt wenig, ist aber einer der Fehler, die sich hinterher nicht mehr heilen lassen.
Erklär es deinem Kunden deshalb so: „Wir stellen zuerst den Antrag. Wenn das Schreiben der BAFA da ist, schließen wir den Vertrag und fangen an.“ Was du vorher festhalten willst, schreibst du in eine unverbindliche Absichtserklärung. Den ganzen Ablauf zum Weiterschicken findest du im Artikel Erst das Informationsschreiben, dann der Vertrag.
Nichts versprechen, was nicht deins ist
Der wichtigste Satz für jedes Verkaufsgespräch steht in der Richtlinie selbst: Einen Anspruch auf den Zuschuss gibt es nicht. Die BAFA entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel, und zwar erst nach dem Verwendungsnachweis.
Für dich heißt das:
- Keine Zusage. Sag „Dein Betrieb erfüllt die Voraussetzungen, und das Thema ist förderfähig“, nicht „Du bekommst 2.400 € zurück“. Wer die Förderung zusichert, riskiert, dass die BAFA die eigene Freischaltung aufhebt.
- Keine Siegel. Du bist bei der BAFA registriert. „BAFA-zertifiziert“ oder „autorisiert“ bist du nicht, und so darfst du auch nicht werben.
- Kein Vorschuss aus deiner Tasche. Das Honorar darf weder ganz noch teilweise von dir oder einem dir nahestehenden Dritten bezahlt, vorfinanziert oder verrechnet werden. Ein Angebot wie „Du zahlst nur den Eigenanteil, den Rest warte ich ab“ ist damit ausgeschlossen.
Ehrlichkeit ist hier kein Nachteil. Ein Kunde, der weiß, wie das Verfahren läuft, liefert seine Unterlagen pünktlich und bleibt auch bei einer Rückfrage ruhig.
Die Beratung verkaufen, nicht die Förderung
Der Zuschuss ist ein Argument, aber nicht dein Produkt. Die Richtlinie schließt Beratungen aus, die überwiegend das Thema Fördermittel zum Inhalt haben. Eine Beratung, deren Kern die Suche nach Zuschüssen ist, wird also nicht gefördert. Ebenso ausgeschlossen sind Beratungen, die auf den Kauf von Waren oder Leistungen zielen, die du selbst vertreibst.
Im Gespräch heißt das: Du verkaufst eine Analyse des Betriebs, klar benannte Schwachstellen und konkrete Empfehlungen mit Anleitung zur Umsetzung. Der Zuschuss macht diese Leistung bezahlbar. So formuliert, passt es zur Richtlinie und klingt auch für den Kunden seriöser als „Hol dir dein Geld vom Staat“.
Ein bewährter Ablauf für den Moment, in dem es um Geld geht:
- Den Wert der Beratung beschreiben: Was ändert sich im Betrieb?
- Den Preis nennen, netto und brutto.
- Den Zuschuss und den Eigenanteil vorrechnen, mit der Vorsteuerfrage.
- Die Reihenfolge erklären: Antrag, Informationsschreiben, Vertrag.
- Sagen, was nicht sicher ist: Die BAFA entscheidet am Ende.
Was das für dich als Berater heißt
Der Zuschuss senkt die Hürde für dein Angebot, wenn du ihn richtig erklärst. Rechne den Eigenanteil konkret vor, frag nach dem Vorsteuerabzug und unterschreib nichts vor dem Informationsschreiben. Versprich keine Förderung und mach sie nicht zum Inhalt deiner Beratung. Den Antrag, die Fristen und die Nachweise wickelst du anschließend im MR² Portal ab.
Stand 7. Oktober 2026. Maßgeblich sind die Richtlinie und die Merkblätter der BAFA; einen Anspruch auf den Zuschuss gibt es nicht.